Mor Çatı - Système de suivi et de gestion des candidatures

La Fondation Mor Çatı pour les Refuges pour Femmes, qui mène des activités intensives dans le domaine de la violence contre les femmes en Turquie, a entamé des travaux après avoir exprimé le besoin d'un système de suivi et de gestion des candidatures pour faciliter la saisie des demandes reçues, obtenir des données plus facilement pour les rapports d'activité annuels et permettre des recherches plus rapides sur les personnes lorsque des informations spécifiques sont nécessaires, après des réunions tenues à cet effet.

Les principales exigences de Mor Çatı pour le programme étaient qu'il soit convivial pour les utilisateurs, qu'il ne soit pas source de confusion, qu'il soit potentiellement utilisable par d'autres organismes à l'avenir, et qu'il soit flexible et évolutif. En tenant compte de ces priorités, l'architecture d'information du système a été conçue et des maquettes d'écran ont été dessinées. Ce système, dont le développement a duré 6 mois, est devenu l'un des plus grands logiciels pour ONG sur lesquels des processus similaires ont été mis en œuvre.

Que fait le système de suivi et de gestion des candidatures?

Mor Çatı reçoit en moyenne 1000 demandes par an, et l'enregistrement, le suivi et l'analyse de ces demandes étaient assez difficiles à réaliser dans des programmes tels que Excel. Grâce au programme, la saisie d'une demande entrante a été considérablement simplifiée. En plus de cette facilité, le traitement des informations obtenues à partir d'environ 500 domaines différents a été détaillé. Les informations sur les demandeurs, les raisons des demandes, le suivi des soutiens accordés et des entretiens, les informations sur les procédures judiciaires, le suivi des services fournis par les institutions partenaires, les entrées et sorties des refuges, les activités organisées dans les refuges, et de nombreux autres processus ont été gérés ensemble et interconnectés.

Avec la saisie des données, plus de 10 000 demandes reçues par Mor Çatı au fil des ans ont été transférées dans un environnement numérique. Cela a facilité les recherches historiques et permis de réaliser des analyses à long terme.

L'un des objectifs du Système de Suivi et de Gestion des Candidatures développé pour Mor Çatı était également de permettre l'obtention de données au format compatible avec des programmes statistiques tels que SPSS pour les rapports annuels, facilitant ainsi les analyses. Nous avons constaté qu'une autre exigence importante pour les logiciels des ONG était la migration d'anciennes données et la capacité de travailler de manière intégrée avec de tels programmes. Le logiciel que nous avons développé a été conçu pour fournir des sorties au format Excel pour toutes les données. Ainsi, lors des rapports périodiques, il réduit la charge de travail des volontaires tout en permettant une analyse qualitative, en plus de l'analyse quantitative, en filtrant les données dans les domaines où des histoires sont rédigées.

Le programme permet des recherches parmi les données qu'il contient. Par exemple, il est possible de rechercher combien de personnes parmi celles qui ont fait une demande au cours des 6 derniers mois ont été victimes de violence physique, et combien d'entre elles ont été victimes de violence par qui. Ces listes de recherche peuvent également être exportées au format Excel, avec la possibilité d'appliquer des filtres à ces sorties.

La Sécurité est cruciale pour les logiciels des ONG

La sécurité du contenu a toujours été le point crucial pour ce logiciel. Drupal offre un niveau de sécurité élevé au niveau de l'entreprise. Les API du système ont été conçues pour être sécurisées lorsqu'elles sont utilisées avec leurs structures existantes. Comme nous l'avons souligné dans de nombreux articles de blog auparavant, Drupal est largement choisi comme plateforme système dans le monde en raison de son niveau de sécurité élevé. À cet égard, nous pensons que Drupal est le meilleur choix pour les logiciels des ONG. L'accès au système se fait en fermant l'accès externe et en permettant uniquement l'entrée de contenu aux utilisateurs enregistrés ayant des rôles d'administrateur ou d'éditeur. Seuls les administrateurs peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs.

Après toutes ces étapes d'architecture de l'information et de développement, le Système de Suivi et de Gestion des Candidatures a été testé sur nos serveurs, puis transféré et déployé sur les serveurs de Mor Çatı.