WALD - Base de données sur les migrants - Système de suivi des demande

Nous avons lancé le Système de suivi des demandes de la Base de données sur les migrants de la Fondation de l'Académie Mondiale de Gouvernance Locale et de la Démocratie (WALD) le 1er janvier 2020. Après un travail intensif, toute la gestion des demandes de l'équipe de WALD a été numérisée.

Fondée en 1993, WALD est une organisation qui travaille principalement dans les domaines de la démocratie et des droits de l'homme. En tant que l'une des ONG soutenues par les Nations Unies pour gérer la migration après la guerre en Syrie, WALD s'occupe principalement des problèmes rencontrés par les migrants/réfugiés à Istanbul. Les milliers de demandes soumises aux bureaux de demande dans 11 districts d'Istanbul sont évaluées par les travailleurs sociaux, avocats et psychologues de WALD, qui fournissent les interventions nécessaires et les orientations.

Nous avons transféré flux de travail actuel vers le numérique

Avant d'examiner les avantages du développement du système de suivi des demandes, il est utile de mentionner brièvement le flux de travail de WALD : les migrants soumettent des demandes concernant leurs problèmes aux bureaux de demande, les travailleurs sociaux qui parlent arabe et turc remplissent un Formulaire d'Information du Client (FIC) pour chaque nouvelle demande, et un Formulaire d'Information du Visiteur (FIV) pour les demandes ultérieures du même migrant. En cas de besoin d'un soutien psychologique ou juridique après la visite des migrants, ces derniers sont orientés vers des avocats ou des psychologues de WALD, puis certains formulaires sont remplis. Les problèmes non résolus en interne sont ensuite dirigés vers les organisations concernées en fonction des motifs de la demande. Les travaux effectués sont rapportés à des périodes spécifiques.

Avant le développement de la base de données, les bureaux de demande ont été visités et tout le processus a été analysé en détail. Les lacunes et les problèmes du flux de travail ont été identifiés, et la manière de le numériser a été planifiée en détail. Après un travail intensif, l'ensemble du processus a été numérisé en seulement 4 mois.

Le système comprend:

Interface de connexion utilisateur
Interface de profil utilisateur
Interface de modification de profil utilisateur
Interfaces pour gérer les autorisations et les permissions des utilisateurs
Écran d'autorisation utilisateur
Formulaire d'Information du Client
Formulaire d'Information du Visiteur
Formulaire d'Information de l'Enfant
Formulaire d'Information de l'Avocat
Formulaire d'Information du Psychologue

Des interfaces où les approbations seront effectuées en fonction des flux de travail ont été développées.

Des écrans de reporting et de filtrage détaillés ont été conçus comme détaillé ci-dessous.
Après la saisie des données dans le système de suivi des demandes, des e-mails automatiques sont envoyés aux personnes et aux autorités concernées.
Les données peuvent être exportées en masse dans les formats souhaités (export de données).

Augmentation de l'efficacité et réduction des erreurs humaines grâce à la numérisation

Avec le système de suivi des demandes:

les erreurs de saisie de données dues à la gestion du flux de travail avec Excel ont été éliminées,
le problème de non-saisie de certaines informations obligatoires a été résolu,
le problème de remplissage de formulaires de différents formats dans les bureaux et de non-standardisation des données a été résolu,
les problèmes de génération de rapports erronés ont été résolus,
les pertes de temps dues à la double saisie de données (les FIC et les FIV étaient remplis manuellement sur un
formulaire imprimé avant d'être transférés dans une feuille Excel) ont été réduites,
les pertes de temps dues à la génération manuelle de rapports ont été résolues,
les problèmes de non-mesure en temps réel de la saisie de données dans les bureaux ont été résolus,

et bien d'autres problèmes ont été résolus ou réduits.

Après la numérisation, une grande augmentation de l'efficacité a été réalisée, ce qui a permis aux employés de WALD d'économiser des jours, voire des semaines (et donc de l'argent). (Voir: Entretien sur la Base de Données de Suivi des Demandes des Migrants de WALD).

Reporting dynamique et visualisation des données

L'un des aspects les plus déterminants du système de suivi des demandes développé est sa capacité à fournir des rapports de haut niveau. Le système comprend essentiellement des rapports qui:

Met en évidence la performance du travailleur social et numérise les enregistrements de saisie de données

Les demandes par:
- date de demande / date de création (année, mois, semaine et jour)
- Sexe
- bureau de demande
- type de document
- Utilisateur

sont catégorisées de manière granulaire dans des rapports internes

Les demandes par:
- répartition par sexe et âge
- motifs de demande
- Orientations
- rapports de fichiers sensibles
- soutiens juridiques et orientations

sont analysées dans des rapports externes détaillés

Il existe également des rapports qui mettent en lumière les erreurs de saisie de données et aident à améliorer la saisie de données.

Tous les rapports du système sont dynamiques. En d'autres termes, dans tous les rapports, les variables peuvent être modifiées par les autorités de WALD à l'aide d'une interface conviviale par glisser-déposer, permettant d'obtenir des informations granulaires différentes du même rapport.

Les filtrages effectués peuvent être exportés au format CSV et utilisés dans différents environnements. En plus de l'avantage de pouvoir générer des rapports généraux et détaillés grâce au système de reporting dynamique, les erreurs de reporting manuelles ont été éliminées.

Phase de migration des données sans perte

Le transfert des contenus sans perte était peut-être l'un des aspects les plus difficiles du projet. Au cours des 3 années de 2017 à 2019, environ 65 000 saisies de données ont été effectuées dans différents bureaux. Après le développement du logiciel, toutes les données ont été standardisées grâce aux efforts intensifs de notre équipe et de l'équipe de WALD. Les données ont été transférées progressivement vers le système de suivi des demandes selon un protocole approprié de migration des données. Les données non standardisées ont également été transférées au système pour permettre le contrôle. Des obligations et des avertissements ont été définis pour les travailleurs sociaux qui saisissent les données pour éviter les erreurs de saisie de données, et des écrans de reporting ont été développés.

La gestion des demandes de réfugiés est désormais beaucoup plus facile avec le système de suivi des demandes

Alors que les problèmes rencontrés par les réfugiés arrivés en Turquie après la guerre augmentent jour après jour, le travail des organisations comme WALD, qui s'efforcent de soulager cette douleur, devient de plus en plus difficile. Alors que les demandes adressées à WALD augmentent continuellement, leur gestion devient tout aussi difficile. Dans de telles conditions, la numérisation était la seule solution pour faire plus avec moins de personnel, réduire les erreurs et accélérer la génération de rapports.

WALD a pris cette décision au bon moment et a numérisé une part importante des processus de demande des réfugiés. Les résultats de cet investissement ont été obtenus en moins d'un an. Avec le même nombre de personnel, plus de demandes ont été saisies au cours des 9 premiers mois de 2020 que de visites de demandeurs en 2019. En supposant que le même volume de saisie de données soit maintenu pour le reste de l'année 2020, on peut prévoir une économie de "15 à 30 mois-homme" sur une base mensuelle. En plus de tout cela, la haute sécurité des données, la possibilité de développement flexible du logiciel en fonction de nouveaux besoins sont d'autres avantages du logiciel développé.

Si vous: