Système de gestion des congrès en nouveaux médias

En collaboration avec l'Association Alternative Informatique, nous avons développé le Système de Gestion des Congrès pour les Congrès sur les Nouveaux Médias organisés respectivement par l'Université de Kocaeli, l'Université Kadir Has et l'Université de Mersin.

Nous avons mis en œuvre un plan complexe comprenant la base de données, l'architecture de l'information, les scénarios d'utilisation et les maquettes d'écran. Chaque année, nous avons amélioré le système existant avec de nouvelles versions en nous basant sur les expériences des utilisateurs des années précédentes. Le scénario mis en œuvre dans le Système de Gestion des Congrès basé sur Drupal, que nous pensons pouvoir être utilisé pour de nombreux congrès, est le suivant:

Rôles des utilisateurs dans le système de gestion des congrès:

Participant au Congrès
Auteur de l'Article
Arbitre
Secrétariat

Flux de travail du système de gestion des congrès:

L'auteur de l'article télécharge un résumé de son article dans le système. Un e-mail confirmant le téléchargement de l'article est envoyé à la fois à l'auteur et au secrétariat.
Après la date limite de soumission des articles, le secrétariat ou le comité éditorial examine les articles. Un e-mail automatique est envoyé aux auteurs pour les articles rejetés pour des raisons de forme ou de thématique.
Pour les articles ayant passé la première étape, trois arbitres sont désignés via le système. Un formulaire d'évaluation est automatiquement ouvert pour chaque arbitre désigné. Les articles et les formulaires d'évaluation sont envoyés aux arbitres. Les arbitres ne peuvent pas accéder à des informations sur les auteurs, mais seulement visualiser les articles.
Les arbitres évaluent les articles en fonction de divers critères dans les formulaires et remplissent les sections d'évaluation.
Les évaluations dans chaque formulaire sont traitées par le système selon un algorithme pour déterminer si l'article est accepté par cet arbitre.
Un article est considéré comme accepté s'il est évalué favorablement par au moins 2 arbitres sur 3.
Les résultats de l'évaluation, ainsi que les commentaires des arbitres sur les articles, sont envoyés par e-mail aux auteurs.

En conclusion, le logiciel préparé pour le 3ème Congrès sur les Nouveaux Médias cette année a été développé grâce à deux années d'expérience utilisateur accumulée et à la structure flexible de Drupal. La troisième version du Système de Gestion des Congrès de cette année atteint un niveau de satisfaction bien plus élevé tant pour les auteurs d'articles que pour les arbitres et les organisateurs de congrès.