Système de gestion des congrès et conférences

Le système de gestion des congrès et des conférences est le terme général désignant les systèmes dans lesquels les communications, les articles et les présentations préparés par les participants sont téléchargés, puis attribués aux arbitres par les administrateurs pour des évaluations en double aveugle, et enfin, les communications, articles ou présentations sont acceptés ou refusés par les arbitres en fonction de critères d'évaluation spécifiques. Dans ces systèmes, il est assuré que les arbitres ou les auteurs de communications ne connaissent pas l'identité de l'autre, ce qui contribue à rendre l'évaluation plus scientifique et impartiale.

Tous vos processus, de la gestion des communications à l'évaluation des arbitres, peuvent être sans erreur

Bien que les systèmes de gestion des congrès et des conférences soient fondamentalement similaires, les flux de travail des congrès et des conférences peuvent varier sur de nombreux aspects tels que

• la sélection des arbitres à partir de la piscine d'arbitres, 
• les procédures de téléchargement des communications, 
• les mécanismes d'approbation des communications, 
• les critères d'évaluation des arbitres (seuil de points, majorité simple, unanimité, etc.), les mécanismes de notification aux utilisateurs, etc.

De plus, les besoins peuvent varier dans des domaines connexes tels que l'organisation générale du congrès, la gestion des demandes d'inscription des spectateurs et des participants, l'organisation des repas et de l'hébergement pour le congrès, la collecte des paiements des participants ou des auteurs de communications via un système de paiement en ligne, le développement de sites Web et la gestion du marketing numérique / des médias sociaux.

Quelle que soit leur expérience, la tentative de gestion manuelle de tous ces processus uniquement avec les connaissances et l'expertise des secrétariats de congrès ou des employés de l'organisation peut entraîner de nombreuses erreurs. Cette situation peut également entraîner une exécution lente et peu efficace de tâches qui pourraient être réalisées rapidement et sans erreur.

C'est pourquoi, comme dans tous les domaines, la numérisation est également cruciale dans la gestion des congrès et des conférences. De plus, l'enregistrement de toutes les données de processus (piscine d'arbitres, versions originales et révisions des communications, critères d'évaluation, scores des communications, etc.) dans une base de données facilite non seulement la gestion des éventuelles réclamations concernant les évaluations (ce qui est également une obligation légale), mais crée également d'énormes avantages pour l'organisation des événements futurs, assurant la continuité organisationnelle.

Système de gestion des congrès et conférences sur mesure

Dans les systèmes que nous développons chez Diwowi, en plus des règles générales mentionnées ci-dessus pour les congrès et les conférences, des personnalisations peuvent être effectuées selon les règles spécifiques de l'organisme régulateur. Par exemple, des taux différents peuvent être attribués à chaque critère d'évaluation pour les conditions d'acceptation, un processus d'acceptation en plusieurs étapes peut être réalisé ou des processus éditoriaux différents peuvent être définis. Si nécessaire, les frais de participation aux congrès ou aux conférences peuvent également être collectés via ce système.

De plus, les enregistrements des participants peuvent être maintenus via ce système, des e-mails d'appel à la participation peuvent être envoyés, et les cartes de participant pour les congrès, conférences et autres événements scientifiques peuvent être préparées dans des modèles appropriés pour l'impression. Les infrastructures que nous développons peuvent être facilement intégrées à d'autres systèmes. Sur la base de tout cela;

• Si vous avez besoin de numériser les processus de gestion des congrès et des conférences de votre organisation pour alléger la charge organisationnelle,
• Si vous souhaitez obtenir des avantages en termes d'efficacité, de temps et de coûts,
• Si vous avez également besoin de processus de candidature et d'évaluation standardisés et sans erreur

n'hésitez pas à nous contacter.